A partir del 1 de diciembre de este año, el canal ético es obligatorio para todas las empresas con más de 50 trabajadores, que están obligadas a implantar un canal de denuncias en su sitio web.
En este post te cuento cómo gestionar una denuncia en tu canal. Estas son las fases del procedimiento:
INTERPOSICION DE LA DENUNCIA: la persona que conozca de una irregularidad que se esté produciendo en la empresa (incumplimiento de una norma interna de la empresa o de obligatorio cumplimiento a nivel general), deberá contar con los medios para poder comunicar dicha conducta a la dirección de la empresa de forma anónima o sin utilizar el anonimato. Este canal de comunicación interna debe poder garantizar la llegada de la información a la dirección de la empresa sin mediar manipulación ni sesgo.
2. CONTENIDO DE LA DENUNCIA: al menos debe contener inicialmente, la siguiente información:
Datos identificativos de la persona/s personas a la que se le/s imputa el presunto incumplimiento normativo.
Hecho o hechos en que consiste el incumplimiento: en la medida de lo posible con el máximo detalle
Documentación o evidencias que acrediten el incumplimiento, siempre que sea posible
3. RECEPCIÓN DE LA DENUNCIA: una vez recibida la denuncia a través del Canal, su gestor comunicará a la Comisión o Comité Ético de Denuncias su existencia a través de un informe sobre su contenido, y el plazo máximo de 7 días desde que tenga conocimiento de la recepción notificarán al denunciante su recepción mediante acuse de recibo de la misma.
4. ESTUDIO E INVESTIGACIÓN: en esta fase se lleva a cabo una evaluación de la información referida en la denuncia y de las evidencias que se aporten para probar los hechos denunciados. En caso de que existan indicios claros de delito o infracción, se valorará el ámbito de actuación al que pertenece dicha conducta (laboral, administrativo, penal, mercantil, etc.), y se procederá a la apertura de una investigación.
En caso de que no se aporten evidencias claras que sustenten los hechos denunciados, la denuncia podrá ser desestimada, y el Comité Ético así lo comunicará al denunciante informando de las razones de la desestimación.
¿En qué consiste la investigación?
Es un proceso en el que se recogen pruebas que sustenten los hechos denunciados, con la finalidad de determinar si los indicios o evidencias comunicados en la denuncia son ciertos.
En la fase de investigación, debe poder garantizarse que, siguiendo un procedimiento previamente establecido, se respeta el derecho a la presunción de inocencia y el derecho a la defensa de las personas implicadas, garantizando su derecho de réplica y alegaciones.
Es aconsejable que las fases de estudio e investigación se lleven a cabo por órganos diferentes e independientes del Comité Ético (órgano sancionador) para garantizar una actuación imparcial. La contratación de un Canal de Denuncias externo a la empresa asegura esta imparcialidad, objetividad y la más absoluta confidencialidad en el tratamiento de la información gestionada con respecto al tratamiento, conservación y confidencialidad de los datos de carácter personal de la persona denunciante, mediante la firma de acuerdos de confidencialidad y de abstención en caso de conflictos de interés.
La legislación sobre esta materia a nivel europeo también contempla la posibilidad de creación de canales éticos híbridos, como una combinación del canal externo e interno de denuncias (en este último, el tratamiento de la información y la fase de investigación se lleva por un órgano interno de la empresa).
5. INFORME DE CONCLUSIONES. Con la ayuda del gestor del canal de denuncias, y de los asesores legales de la empresa, el Comité Ético deberá emitir un informe en el que se recoja la siguiente información:
1. Descripción conducta irregular.
2. Procedimientos empleados en la investigación.
3. Hechos probados.
4. Resultados, que podrán comprender:
5. Corrección del incumplimiento y medidas de reparación del daño causado.
6. Sanciones disciplinarias que pudieran corresponder, que podrán ir desde el simple apercibimiento o amonestación, hasta el despido.
7. Las recomendaciones o propuestas preventivas o de mejora en el control, supervisión, evaluación y actualización del Modelo de Prevención de Delitos necesaria para evitar su repetición en el futuro.
En Gestoría Vilaró SLU, contamos con los medios necesarios para la implantación de tu canal ético, sin necesidad de complejas instalaciones de software. Se trata simplemente de agregar un link a la página web de tu empresa, que redirecciona al usuario al dominio de Regtech gestionado por Ruth Vilaró personalmente, cuando contratas tu canal ético con Gestoría Vilaró SLU.
Durante toda la vida de tu canal, contarás con asesoramiento externo en vía previa a la judicial en todas las fases de la gestión de la información. Además contamos con acuerdos de colaboración con despachos de abogados especializados en asesorar y defender empresas en procedimientos de cumplimiento de la normativa, que pueden asesorarte en procedimientos judiciales.
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